Ghid DecoImob
Cum convingi vecinii să treacă la o firmă de administrare: 8 obiecții și răspunsuri
Vecinii se conving să treacă la o firmă de administrare cu fapte, nu cu insistență: pui pe masă ce nu funcționează acum, ce acoperă serviciile de administrare și cât costă, apoi răspunzi pe rând obiecțiilor. Mai jos sunt cele opt obiecții pe care DecoImob, firmă de administrare imobile din București, le aude cel mai des în adunări, cu răspunsuri pe care le poți folosi.
De ce propunerea eșuează de obicei
De cele mai multe ori propunerea nu cade pentru că ar fi greșită, ci pentru că vine prost pregătită. Un membru al comitetului spune în adunare „ar fi mai bine cu o firmă", cineva răspunde „costă prea mult", iar discuția se oprește acolo, fără cifre și fără alternativă.
Un proprietar care a avut un administrator de bloc de ani de zile, vecin sau cunoscut, nu vede de ce ar schimba ceva ce „merge". Treaba ta este să arăți, concret și calm, ce nu merge de fapt și ce s-ar schimba. Nu ai nevoie de retorică, ci de trei lucruri: o listă scurtă de probleme reale, două-trei oferte comparabile și răspunsuri la obiecțiile previzibile.
Dacă încă nu știi dacă ți se potrivește o firmă sau un voluntar, pornește de la ghidul despre administratorul voluntar sau firma de administrare.
Ce pregătești înainte să vorbești cu vecinii
Pregătirea se face în comitetul executiv, nu în ședință. Ordinea de mai jos funcționează în majoritatea asociațiilor:
1. Notezi în scris cinci-șase probleme concrete: liste de plată întârziate, restanțe care cresc, lucrări fără oferte, rapoarte care nu vin, documente greu de găsit 2. Verifici ce spune contractul actual despre durată și preaviz 3. Ceri oferte de la două-trei firme de administrare, pe aceleași puncte, ca să fie comparabile 4. Pui ofertele într-o grilă simplă, cu ce este inclus și ce se facturează separat 5. Convoci adunarea generală cu ordinea de zi scrisă explicit 6. Le arăți proprietarilor materialele înainte de ședință, nu la intrare
Pentru pașii 3 și 4 ai la dispoziție un model de cerere de ofertă și o grilă de comparare. Pentru pasul 5, ghidul despre schimbarea administratorului explică ordinea corectă.
Cele opt obiecții și răspunsurile lor
**1. „Costă prea mult, avem acum un administrator gratis."** Un administrator voluntar nu este gratuit: costul apare ca timp, erori, întârzieri sau, în unele asociații, ca indemnizație. Compară tariful cu ce primești, nu cu zero. Întreabă și ce se întâmplă când voluntarul se mută, se îmbolnăvește sau renunță. Tarifele de administrare se stabilesc după evaluarea imobilului, iar detaliile sunt în ghidul despre costul administrării unui bloc.
**2. „Nu cunosc firma, nu mă pot baza pe ea."** Corect, iar răspunsul este verificarea, nu încrederea. Cere referințe, cere un exemplu de raport lunar, citește contractul înainte de vot. Lista de întrebări de pus unei firme este în ghidul dedicat.
**3. „Firma va hotărî în locul nostru."** Nu poate. Bugetul, fondurile, penalitățile și contractele importante se aprobă în adunarea generală. Administratorul pregătește, calculează, propune și execută ce s-a hotărât. Aceasta este și limita descrisă în ghidul despre adunarea generală.
**4. „Cine verifică firma?"** Verificarea aparține comitetului executiv, prin raportul lunar, și cenzorului, prin controlul financiar independent. Cenzoratul este o funcție separată de administrare și nu se contractează de la aceeași firmă. Despre cum colaborează cele două, vezi ghidul VoSmart despre colaborarea dintre cenzor și administrator.
**5. „Dacă nu ne place, rămânem blocați."** Nu, dacă ai scris ieșirea în contract: durata, termenul de preaviz și condițiile de încetare. Acestea se verifică înainte de semnare, iar ghidul despre contract arată ce puncte merită citite de două ori.
**6. „Se pierd documentele la predare."** Predarea se face pe proces-verbal, cu inventar, iar data se scrie în hotărârea adunării. Parolele și conturile asociației se predau separat, într-un mod controlat. Despre asta, vezi și ghidul SpokPass despre predarea parolelor la schimbarea administratorului.
**7. „O firmă nu cunoaște blocul nostru."** La început, are dreptate. De aceea primele 90 de zile contează: firma preia evidențele, verifică soldurile, vizitează imobilul și propune un plan. Calendarul este descris în ghidul despre primele 90 de zile.
**8. „Nu ne trebuie, ne descurcăm."** Poate fi adevărat. Întrebarea utilă este: ce se întâmplă în ziua în care persoana care ține totul în cap nu mai poate? Dacă răspunsul este „nu știm", atunci riscul există deja, doar că nu se vede.
cât costă administrarea unui blocce întrebi o firmă de administrare înainte s-o angajezicolaborarea dintre cenzor și administratorcontractul cu firma de administrarepredarea-primirea administrăriipredarea parolelor la schimbarea administratoruluiprimele 90 de zile cu o firmă nouă
Cum arăți diferența, fără să critici pe nimeni
Orice critică la adresa administratorului actual se întoarce împotriva ta. Mai eficient este să compari procese, nu persoane: cum se întocmește lista de plată, când vine raportul, cum se urmăresc restanțele, unde sunt păstrate documentele.
Un tabel cu trei coloane (acum, cu o firmă, cum se verifică) ajunge pe o singură pagină. Un exemplu de ce poate primi comitetul lunar este în modelul de raport de administrare.
Ordinea în care prezinți în adunare
O prezentare de zece minute este suficientă, dacă respectă ordinea. Începe cu problemele, nu cu firma.
1. Ce nu funcționează acum, în cifre și exemple 2. Ce oferte ați primit și de la cine 3. Ce este inclus și ce se plătește separat în fiecare 4. Cum se verifică firma și cum se poate încheia contractul 5. Propunerea de hotărâre, scrisă, pe care proprietarii o votează
Pentru punctul cinci există un model de hotărâre. Nu trebuie copiat cuvânt cu cuvânt, dar arată ce trebuie să conțină.
model de hotărâre pentru alegerea unei firme de administrare
Ce propune DecoImob
DecoImob este o firmă de administrare imobile și asociații de proprietari din București, activă din 2010, care lucrează pe platforma noastră SpokAdmin. Tariful de administrare completă se stabilește după evaluarea imobilului, deci nu există un preț de listă. Evaluarea este gratuită, iar rezultatul este o ofertă pe care o poți pune în grila ta alături de celelalte.
Pentru o asociație care vrea să păstreze administratorul actual, dar să scape de munca cea mai greoaie, există o variantă cu preț fix: lista de plată făcută de echipa DecoImob, 3,5 lei pe apartament pe lună plus TVA 21%, cu aplicația SpokAdmin inclusă.
Ce presupune serviciul întreg se vede pe pagina firmei noastre de administrare, iar activitățile de zi cu zi pe pagina de administrare blocuri.
Pentru un al doilea punct de vedere, ghidul SpokAdmin despre alegerea firmei de administrare a blocului pornește din partea software-ului.
firmă de administrareadministrare blocuricum alegi firma de administrare a blocului, pe SpokAdmin
Întrebări frecvente
Cum convingi proprietarii să aleagă o firmă de administrare?
Cu fapte: o listă scurtă de probleme reale, două-trei oferte comparabile și răspunsuri pregătite la obiecții. Prezentarea începe cu problemele, apoi trece la oferte și se încheie cu o propunere de hotărâre scrisă, pe care adunarea generală o votează.
Cine decide trecerea la o firmă de administrare?
Adunarea generală a proprietarilor. Comitetul executiv și președintele pregătesc ofertele și fac propunerea, dar votul aparține proprietarilor, iar hotărârea se consemnează în procesul-verbal.
Ce primește asociația de la serviciile de administrare?
De regulă administrare financiar-contabilă (liste de plată, încasări, plăți, fonduri, restanțe, raportare), administrare tehnică (mentenanță, coordonarea furnizorilor) și administrare operațională (contracte, documente, solicitări, comunicare). Delimitarea exactă se scrie în contract.
Putem reveni la un administrator voluntar după ce am ales o firmă?
Da, dacă ieșirea din contract a fost prevăzută: durata, preavizul și condițiile de încetare. De aceea aceste clauze se verifică înainte de semnare, iar schimbarea se hotărăște tot în adunarea generală.
Cât durează trecerea la o firmă nouă?
Depinde de cât de ordonate sunt evidențele predate. Etapele sunt aceleași: oferte, adunare, contract, predare-primire, apoi o perioadă de preluare în care firma verifică soldurile și documentele. Un calendar orientativ este în ghidul despre primele 90 de zile.