Model de hotărâre a adunării generale pentru alegerea unei firme de administrare

La ce folosește hotărârea și cine o adoptă

Alegerea unei firme de administrare nu se face prin decizia președintelui sau a comitetului, ci prin votul proprietarilor în adunarea generală. Rezultatul votului trebuie să rămână scris, într-o hotărâre clară, care poate fi arătată oricând firmei, băncii, furnizorilor sau unui proprietar care întreabă ce s-a decis.

DecoImob este o firmă de administrare imobile și asociații de proprietari din București și lucrează pe platforma proprie SpokAdmin. Modelul de mai jos pornește din ce cerem noi, în practică, de la o asociație care ne alege: o hotărâre în care se vede limpede firma, contractul și data începerii.

Hotărârea nu înlocuiește procesul-verbal al adunării. Procesul-verbal povestește tot ce s-a întâmplat în adunare; hotărârea este textul scurt al deciziei, care se anexează lui.

model de proces-verbal al adunării generale

Ce trebuie să existe înainte de vot

Un vot informat are nevoie de materiale puse la dispoziția proprietarilor din timp. Înainte de adunare, comitetul executiv ar trebui să aibă pregătite:

1. Convocatorul, cu ordinea de zi în care punctul „alegerea firmei de administrare" apare explicit 2. Ofertele firmelor finaliste și grila de comparare 3. Proiectul contractului de administrare 4. Verificarea cvorumului și a majorității cerute de lege și de statutul asociației

Cerințele exacte de convocare, cvorum și majoritate se verifică în Legea nr. 196/2018 și în statutul asociației, nu în acest ghid. Dacă ai dubii, cere o confirmare scrisă de la un jurist înainte de convocare.

grila pentru compararea ofertelor

Modelul hotărârii (model orientativ)

Textul de mai jos este un model orientativ. Completează cu datele asociației tale și adaptează-l la ce prevede statutul. Părțile din paranteze pătrate se înlocuiesc.

**HOTĂRÂREA nr. [număr] din [data]** **a Adunării Generale a Proprietarilor din Asociația de Proprietari [denumire], [adresa], [București / localitatea]**

Adunarea generală a proprietarilor, convocată în data de [data convocării] prin [modul de convocare], întrunită în data de [data adunării], la [locul adunării], cu prezența a [număr] proprietari reprezentând [număr] voturi din totalul de [număr] voturi, a hotărât:

1. Se ia act de rapoartele prezentate de comitetul executiv cu privire la ofertele primite de la [firma 1], [firma 2] și [firma 3]. 2. Se aprobă alegerea firmei [denumire completă, CUI] ca firmă de administrare a asociației. 3. Se aprobă încheierea contractului de administrare în forma prezentată adunării și anexată prezentei hotărâri, pe o durată de [durata]. 4. Se împuternicește [numele și funcția persoanei] să semneze contractul în numele asociației. 5. Se stabilește data începerii administrării: [data]. 6. Se stabilește predarea evidențelor și a documentelor de către administratorul anterior, pe bază de proces-verbal de predare-primire, până la data de [data]. 7. Se aprobă nivelul tarifului lunar al serviciilor de administrare, conform ofertei anexate, ca parte din cheltuielile asociației.

Rezultatul votului: [număr] voturi pentru, [număr] voturi împotrivă, [număr] abțineri.

Anexe: convocatorul, tabelul de prezență, ofertele, proiectul contractului.

Semnături: președintele asociației, secretarul adunării, [alte persoane cerute de statut].

Cum completezi fiecare punct

Fiecare rând din model răspunde unei întrebări pe care cineva o va pune mai târziu. Completează-le cu atenție.

Nu există un tarif universal pentru administrare. La DecoImob, evaluarea imobilului este gratuită, iar oferta se stabilește după ea, în funcție de apartamente, instalații și starea evidențelor.

• **Prezența și voturile**: cvorumul trebuie să se vadă din document, nu să fie dedus
• **Firma aleasă**: denumirea completă și CUI, nu doar numele comercial
• **Contractul**: formularea „în forma anexată" evită discuțiile despre ce s-a votat de fapt
• **Data începerii**: fără ea, nimeni nu știe de când răspunde firma
• **Predarea**: fără termen, predarea poate trena luni de zile
• **Tariful**: se aprobă tariful din ofertă; dacă oferta se schimbă, apare o nouă hotărâre

cât costă administrarea unui bloc

Ce faci după vot, în ordine

Hotărârea este începutul procesului, nu sfârșitul lui. După adunare, pașii sunt, de regulă, aceștia:

1. Semnezi hotărârea și o afișezi, conform procedurilor asociației 2. Semnezi contractul de administrare cu firma aleasă 3. Notifici în scris administratorul anterior, cu data predării 4. Faci predarea-primirea documentelor și a evidențelor 5. Predai accesul la conturi și parole într-un mod controlat 6. Anunți proprietarii și furnizorii despre schimbare

Pentru pașii 3 și 4 găsești detaliile în ghidul nostru despre predarea-primirea. La pasul 5, SpokPass explică cum se predau parolele și conturile la schimbarea administratorului.

predarea-primirea administrăriiPredarea parolelor la schimbarea administratorului — SpokPass

Cenzorul și hotărârea de alegere

Alegerea firmei de administrare și numirea cenzorului sunt două decizii separate. Cenzorul verifică gestiunea administratorului, deci trebuie să fie independent de firma aleasă. VoSmart, serviciu de cenzorat independent, are un model de hotărâre pentru numirea cenzorului.

Dacă vrei să înțelegi mai bine ce face o firmă după vot, vezi explicația SpokAdmin despre alegerea firmei de administrare a blocului.

Pentru detalii despre ce oferim, vezi pagina despre [firmă de administrare](/) și despre [administrare blocuri](/administrare-blocuri).

Model de hotărâre pentru numirea cenzorului — VoSmartCum alegi firma de administrare a blocului — SpokAdmin

Greșeli frecvente la redactare

• Hotărârea nu spune ce contract a fost aprobat
• Lipsește data de la care firma răspunde de asociație
• Nu se menționează predarea documentelor de către administratorul anterior
• Voturile sunt scrise doar procentual, fără numărul de voturi
• Anexele nu sunt atașate, deci textul nu mai poate fi verificat