Administrare blocuri București: primele 90 de zile cu o firmă nouă

De ce contează primele trei luni la o firmă de administrare blocuri

Cele mai multe probleme dintre o asociație și o firmă de administrare apar în primele luni, nu după doi ani. Motivul e simplu: în această perioadă se stabilește ce există, ce lipsește și cine răspunde de fiecare lucru. Un proprietar care știe ce urmează poate verifica dacă firma respectă calendarul.

DecoImob este o firmă de administrare imobile din București, care lucrează pe platforma proprie SpokAdmin și administrează blocuri și asociații de proprietari. Descrierea de mai jos pornește din modul nostru de lucru: evaluare, preluare, punerea blocului în sistem, raportare lunară.

Înainte de ziua zero: hotărârea și contractul

Trecerea la o nouă firmă începe cu hotărârea adunării generale a proprietarilor. Fără ea, nu există preluare valabilă. Ordinea de zi anunță explicit alegerea firmei, iar ofertele au fost comparate dinainte.

• Hotărârea adunării generale de alegere a firmei
• Contractul semnat, cu serviciile delimitate
• Data stabilită pentru predarea-primirea documentelor
• Persoana din comitetul executiv care ține legătura cu firma

Luna 1: preluarea și punerea blocului în sistem

În prima lună se preiau documentele de la administratorul anterior, pe proces-verbal cu inventar. Apartamentele, cotele indivize, contoarele, contractele și soldurile intră în sistem — la noi, în SpokAdmin.

Tot acum se identifică diferențele: solduri care nu se potrivesc, restanțe neurmărite, contracte expirate, revizii obligatorii nefăcute. Se consemnează, nu se preiau tacit.

Dacă vrei să știi exact ce se predă și cum se întocmește procesul-verbal, citește ghidul despre predarea-primirea administrării.

• Predarea-primirea documentelor, pe proces-verbal cu inventar
• Introducerea în sistem a apartamentelor, cotelor, contoarelor și soldurilor
• Inventarul contractelor active și al termenelor lor
• Lista diferențelor găsite, prezentată comitetului executiv
• Stabilirea canalelor prin care proprietarii trimit solicitări

Predarea-primirea administrării unei asociațiiPredarea-primirea administrării într-o asociație de proprietari — articol SpokAdmin

Luna 2: aducerea evidențelor la zi

A doua lună e cea de recuperare. Pe baza diferențelor consemnate în prima lună, se refac evidențele care nu se potrivesc și se decide cu comitetul cum se tratează ce nu poate fi reconstituit.

Lista de întreținere se emite deja în ritmul normal, cu fiecare linie explicabilă. Fondul de rulment și fondul de reparații sunt urmărite separat, iar restanțele sunt evidențiate distinct de încasările curente.

• Evidențele financiare refăcute și reconciliate cu extrasul de cont
• Fondurile urmărite separat
• Restanțele preluate, consemnate separat, cu un plan de tratare decis de asociație
• Contractele cu furnizorii verificate, cele expirate semnalate
• Planul reviziilor tehnice obligatorii pentru instalațiile comune

Luna 3: primul ciclu complet de raportare

În a treia lună, firma ar trebui să funcționeze în ritmul ei normal. Comitetul executiv primește raportul lunar la aceeași dată, iar un proprietar poate verifica orice poziție din lista de plată.

Acesta este momentul bun pentru o evaluare comună: ce a mers, ce nu, ce se ajustează. Dacă după 90 de zile raportarea nu are dată fixă sau documentele nu sunt la asociație, e semnalul să discuți deschis, în scris.

• Raportul lunar, primit la dată fixă
• Situația fondurilor și a restanțelor, actualizată
• Stadiul lucrărilor și al solicitărilor deschise
• Documentele asociației, accesibile comitetului executiv

Predarea conturilor și a parolelor

Un detaliu neglijat la schimbarea firmei: accesul. Conturile online ale asociației (bancă, furnizori, platforme) și parolele trebuie predate asociației, nu rămase la fostul administrator. O soluție practică este un manager de parole criptate, de exemplu SpokPass, în care asociația păstrează accesele într-un loc controlat.

SpokPass — manager de parole criptate

Cenzorul și firma de administrare

Cenzorul verifică gestiunea financiară pe care o ține administratorul, de aceea trebuie să fie independent de firma de administrare. Odată cu schimbarea, el are nevoie de evidențele predate corect. VoSmart, serviciu de cenzorat independent, are un articol despre predarea gestiunii la schimbarea administratorului.

Predarea gestiunii la schimbarea administratorului, din perspectiva cenzorului — VoSmart

Ce poți cere în orice moment

Indiferent de lună, ai dreptul să ceri explicații despre orice poziție din lista de plată și acces la documentele asociației, conform Legii 196/2018 și contractului. Dacă răspunsul întârzie, cere-l în scris.

Documentele asociației: cine le poate cereCere o evaluare gratuită pentru blocul tău