Ghid DecoImob
Predarea-primirea administrării unei asociații
Ce se predă la schimbarea administratorului, pe ce document, în ce ordine și ce faci când evidențele primite sunt incomplete.
Predarea se face pe hârtie, nu pe încredere
Momentul în care o asociație trece de la un administrator la altul e singurul în care se poate vedea limpede ce există și ce lipsește. După ce trece, lipsurile devin ale celui care a preluat.
De aceea predarea se consemnează într-un proces-verbal cu inventar: ce document, pe ce perioadă, în câte exemplare, în ce formă — pe hârtie sau electronic. Fără inventar, discuția de peste trei luni despre „nu mi s-a dat" nu are cum să fie câștigată de nimeni.
Ce se predă
Lista de mai jos acoperă situația obișnuită. Nu toate asociațiile le au complete — lipsa unora nu blochează preluarea, dar arată de la început unde va fi nevoie de muncă de recuperare.
- Evidențele contabile și registrele asociației
- Situația soldurilor pe fiecare apartament, cu restanțele detaliate pe luni
- Listele de plată din ultimele luni și documentele care stau la baza lor
- Contractele active cu furnizorii de utilități și servicii
- Extrasele de cont, registrul de casă și documentele de încasare
- Situația fondurilor: rulment, reparații, penalități
- Documentația tehnică a imobilului și a echipamentelor comune
- Procesele-verbale ale adunărilor generale și ale comitetului executiv
- Inventarul bunurilor asociației
- Datele de acces la conturile și serviciile asociației
Soldurile sunt partea sensibilă
Cel mai des se împotmolește predarea la solduri. Nu la existența lor, ci la explicarea lor: restanța unui apartament trebuie să se poată descompune pe luni, iar suma tuturor restanțelor trebuie să se potrivească cu evidența generală.
Când cele două nu se potrivesc, diferența nu dispare — o moștenește asociația. De aceea merită cerută, chiar la predare, situația pe apartament și totalul, în același document, la aceeași dată.
Primele luni după preluare
Administratorul nou nu pornește de la zero, ci de la ce a primit. Dacă evidențele sunt incomplete, primele luni înseamnă muncă de recuperare: reconstituirea soldurilor, contactarea furnizorilor pentru situațiile la zi, refacerea evidenței pe fonduri.
Munca asta există și costă, indiferent cine o face. Un administrator serios o spune din ofertă și îi dă un termen, în loc s-o descopere la a treia lună.
Dacă predarea nu se face
Când administratorul care pleacă nu predă, asociația are nevoie de trei lucruri, în ordinea asta: hotărârea adunării generale care constată încetarea, cererea scrisă de predare cu termen, și consemnarea refuzului.
Cu ele, discuția iese din zona de „ne-am certat" și intră în zona în care pot interveni cenzorul, un jurist sau, după caz, instanța.
Întrebări frecvente
Pe ce document se face predarea?
Pe un proces-verbal de predare-primire, cu inventarul documentelor predate. Se semnează de ambele părți și rămâne câte un exemplar la fiecare, plus unul la asociație.
Cât durează predarea?
De la câteva zile, când evidențele sunt la zi, până la câteva săptămâni, când trebuie refăcute. Termenul se stabilește prin hotărârea adunării generale, nu se lasă deschis.
Ce facem dacă lipsesc documente?
Se consemnează în procesul-verbal ce lipsește. Lista aceea devine planul de recuperare al noului administrator și, la nevoie, dovada pentru discuțiile ulterioare.
Cine plătește munca de recuperare a evidențelor?
Asociația, pentru că e activitate reală. Diferența e dacă e cuprinsă în tarif sau facturată separat — și asta trebuie să scrie în ofertă, înainte de semnare.
Se poate prelua o asociație cu restanțe mari?
Da. Restanțele nu împiedică preluarea; important e ca ele să fie corect documentate pe apartament și pe luni, ca urmărirea lor să poată continua.