Ce întrebi o firmă de administrare înainte s-o angajezi: 15 întrebări

De ce contează întrebările, nu prezentarea

Orice firmă de administrare sună bine într-o prezentare de zece minute. Diferențele apar când i se cer detalii: cine face concret lista de plată, în ce zi primește comitetul raportul, cine merge la bloc la o avarie. De aceea ghidul de față este o listă de întrebări, nu o listă de calități.

DecoImob este o firmă de administrare imobile și asociații de proprietari din București și lucrează pe platforma proprie SpokAdmin. Întrebările de mai jos sunt cele la care ne așteptăm să răspundem noi înșine, în scris, înainte de orice contract. Dacă ai deja ofertele, completează cu modelul de cerere de ofertă, ca răspunsurile să fie comparabile.

modelul de cerere de ofertă

Cum folosești lista

Ia lista la prima întâlnire și notează răspunsurile fiecărei firme în același tabel. Un răspuns bun are trei trăsături: este concret (o dată, o persoană, un document), poate fi trecut în contract și nu depinde de „în funcție de situație" fără să spună de ce.

1. Alege două-trei firme, nu mai multe 2. Trimite întrebările în scris înainte de întâlnire 3. Cere ca răspunsurile importante să se regăsească în contract 4. Prezintă tabelul comparativ în adunarea generală, care este cea care hotărăște

Întrebările despre servicii și tarif

Aceste patru întrebări stabilesc ce cumperi. Serviciile de administrare se împart de regulă în trei componente: financiar-contabilă, tehnică și operațională.

Nu există un tarif universal pentru administrare. Oferta depinde de numărul de apartamente, de instalații, de starea evidențelor și de serviciile incluse; la DecoImob evaluarea imobilului este gratuită, iar oferta se stabilește după ea. Detalii găsești în ghidul despre cât costă administrarea unui bloc.

• Ce activități sunt incluse în tarif și ce se facturează separat? Un răspuns bun enumeră; un semnal de alarmă este „totul e inclus", fără listă
• Cum este calculat tariful: pe apartament sau forfetar? Ambele sunt corecte, dar cer delimitări diferite ale serviciilor
• În ce condiții se poate modifica tariful în timpul contractului? Răspunsul bun cere acordul asociației și un preaviz scris
• Ce nu face firma? Firmele serioase pot spune ce rămâne în afara serviciului, de exemplu lucrări de construcții sau activități de cenzorat

cât costă administrarea unui bloc

Întrebările despre oameni și răspundere

Cu cine vorbești concret, în fiecare zi, contează mai mult decât numele firmei. Următoarele întrebări verifică asta.

Pentru detalii despre ce poate răspunde legal un administrator, vezi ghidul despre răspunderea administratorului de bloc.

• Cine este persoana de contact a asociației și cine o înlocuiește în concediu?
• Ce calificare au persoanele care lucrează la bloc? Legea 196/2018 cere pentru administrator certificat de calificare profesională, atestat emis de primar și garanția prevăzută de lege
• Poți vedea documentele? Cere certificatul, atestatul cu data de valabilitate și dovada garanției, nu doar afirmația că există
• Ce asigurare sau ce garanție acoperă greșelile firmei?

răspunderea administratorului de bloc

Întrebările despre raportare și transparență

Aici se vede cel mai bine diferența dintre o firmă organizată și una improvizată.

Despre partea de control, vezi și colaborarea dintre cenzor și administrator, explicată de VoSmart, firmă independentă de cenzorat.

• În ce zi a lunii primește comitetul executiv raportul și ce cuprinde el? Un răspuns bun are o dată fixă
• Poate un proprietar să-și verifice singur poziția din lista de plată?
• Unde sunt păstrate documentele asociației și cine are acces la ele?
• Cum se desfășoară relația cu cenzorul? Controlul financiar independent nu este un afront pentru administrator, ci un lucru normal; firma ar trebui să pună evidențele la dispoziție fără obstacole

colaborarea dintre cenzor și administrator

Întrebările despre preluare și ieșire

Aceste întrebări sunt cele mai rar puse și cele mai utile. O firmă care a administrat blocuri știe că atât începutul, cât și sfârșitul colaborării sunt momente delicate.

Pentru pașii de preluare, vezi cum decurge preluarea unei asociații.

• Cum decurge preluarea și în cât timp sunt aduse evidențele la zi? Răspunsul bun descrie un calendar și un proces de verificare a soldurilor
• Cum sunt tratate diferențele găsite la predare?
• Cum se predau documentele, conturile și parolele când colaborarea se încheie? Parolele asociației nu se trimit pe email; despre predarea lor în siguranță vezi predarea parolelor la schimbarea administratorului, pe SpokPass
• Care sunt condițiile de încetare a contractului și ce preaviz se aplică?

predarea parolelor la schimbarea administratoruluicum decurge preluarea unei asociații

Semnale de alarmă la prima întâlnire

După ce ai notat răspunsurile, caută aceste semnale. Unul singur nu înseamnă automat un refuz, dar mai multe împreună spun mult.

• Prețul este dat înainte ca firma să fi văzut blocul sau să fi cerut informații despre el
• Nu se poate numi nicio dată fixă pentru raportare
• Documentele de calificare sunt promise „pe urmă"
• Nimeni nu poate explica cum se tratează o avarie în afara programului
• Se promite că nu vor exista restanțe sau că toate problemele dispar în prima lună
• Contractul nu poate fi trimis înainte de semnare

Ce faci după întâlniri

Compară tabelele, apoi fă o scurtă fișă pentru adunarea generală. Alegerea unei firme de administrare nu aparține comitetului executiv, ci proprietarilor, iar punctul trebuie înscris pe ordinea de zi. Dacă vrei și o perspectivă din afară, vezi ghidul SpokAdmin despre cum alegi o firmă de administrare pentru bloc.

Detaliile despre cum lucrează o asemenea echipă sunt în pagina noastră despre firmă de administrare, iar serviciile pe componente sunt descrise în administrare imobile.

firmă de administrareServicii DecoImobcum alegi o firmă de administrare pentru blocadministrare imobile