Model de raport lunar de administrare blocuri pentru comitetul executiv

La ce folosește raportul lunar

Comitetul executiv răspunde în fața proprietarilor pentru ce se întâmplă cu banii și cu clădirea, dar nu face el munca de zi cu zi. Raportul lunar este puntea dintre cele două: administratorul explică, comitetul verifică și, la nevoie, decide. Fără el, comitetul află despre probleme din lista de plată sau de la vecini, adică prea târziu.

Un raport bun nu este lung. Are aceeași structură în fiecare lună, un termen fix și cifre care se pot verifica în evidențe. DecoImob, firmă de administrare imobile din București, raportează lunar comitetului executiv, la o dată convenită prin contract, pe baza evidențelor din platforma noastră SpokAdmin.

Ce trebuie să conțină, pe scurt

Raportul are șapte secțiuni. Dacă una lipsește, comitetul nu poate răspunde la întrebări simple, precum „avem bani să plătim lucrarea?" sau „cine nu a plătit de trei luni?".

1. Disponibilul: ce este în casă și în cont, pe fonduri 2. Încasările lunii 3. Plățile lunii, către cine și pentru ce 4. Restanțele și penalitățile 5. Sesizările tehnice și lucrările 6. Documentele primite și emise 7. Deciziile cerute comitetului

Pentru evidențele din spatele raportului, vezi și lista de întreținere și fondul de rulment și fondul de reparații.

lista de întreținerefondul de rulment și fondul de reparații

Modelul orientativ, gata de copiat

Textul de mai jos este un model orientativ, nu un act juridic și nu o formă impusă de lege. Completează ce este între paranteze pătrate și adaptează secțiunile la serviciile contractate.

**Raport lunar de administrare — luna [luna, anul]**

**Către:** comitetul executiv al Asociației de proprietari [denumire], [adresa]

**De la:** [numele administratorului sau al firmei de administrare]

**Data raportului:** [data convenită prin contract]

**1. Disponibil la sfârșitul lunii.** Casa: [suma]. Cont curent: [suma]. Din care, pe fonduri: fond de rulment [suma], fond de reparații [suma], alte fonduri [suma]. Diferențe față de luna precedentă și explicația lor: [text scurt].

**2. Încasări.** Total încasat în lună: [suma]. Număr de apartamente care au plătit integral: [număr]. Număr de apartamente cu plată parțială: [număr]. Modalități de plată folosite: [numerar, transfer].

**3. Plăți.** Total plătit în lună: [suma]. Pe furnizori: [furnizor — factură — sumă — dată]. Plăți aprobate de comitet în afara cheltuielilor curente: [listă].

**4. Restanțe și penalități.** Total restanțe la data raportului: [suma]. Apartamente cu restanțe de peste o lună: [număr]. De peste trei luni: [număr]. Acțiuni făcute în lună: [notificări trimise, discuții, planuri de eșalonare]. Penalități calculate: [suma].

**5. Sesizări tehnice și lucrări.** Sesizări noi: [număr, descriere]. Rezolvate: [număr]. În lucru: [număr, termen]. Lucrări în curs și stadiul lor: [text]. Verificări periodice efectuate sau scadente: [liftul, centrala, instalațiile].

**6. Documente.** Facturi înregistrate: [număr]. Contracte noi sau modificate: [listă]. Corespondență importantă: [listă]. Documente cerute de proprietari și răspunsurile date: [listă].

**7. Decizii cerute comitetului.** [Decizia 1 — termenul] [Decizia 2 — termenul]. Propuneri pentru următoarea adunare generală: [listă].

**Observații ale administratorului:** [riscuri, abateri, recomandări].

Cu stimă, [nume, funcție, data, semnătura]

Cum citește comitetul raportul

Nu e nevoie de pregătire contabilă. Comitetul parcurge raportul cu patru întrebări și, dacă răspunsul nu e clar, cere lămuriri în scris.

Dacă ceva nu se potrivește, cere documentele-suport: extras, factură, proces-verbal. Verificarea sistematică a gestiunii aparține cenzorului, dar un comitet atent previne multe probleme înaintea lui. Despre lista de verificare a cenzorului, vezi și lista de verificare a gestiunii asociației, publicată de VoSmart.

• Se potrivește disponibilul cu extrasul de cont și cu registrul de casă?
• Au crescut restanțele față de luna trecută și, dacă da, ce s-a făcut?
• Există plăți fără aprobare sau fără factură?
• Sunt decizii cerute cu termen apropiat?

lista de verificare a gestiunii asociației

Greșeli frecvente la raportarea lunară

Raportul își pierde valoarea când devine o formalitate. Iată ce apare cel mai des.

Despre ce se întâmplă când raportul nu vine deloc, vezi ce faci dacă administratorul nu prezintă situația financiară.

• Raportul vine la date diferite în fiecare lună
• Cifrele sunt prezentate fără defalcare pe fonduri, deci nu se vede din ce fond s-a plătit
• Restanțele apar doar ca sumă totală, fără împărțire pe vechime
• Sesizările tehnice nu sunt legate de costurile lor
• Nu se spune clar ce decizii așteaptă comitetul
• Raportul nu este păstrat în dosarul asociației

ce faci dacă administratorul nu prezintă situația financiară

Ce spui firmei de administrare

Când negociezi sau reînnoiești contractul, cere ca raportarea să fie înscrisă în el: data fixă, secțiunile din model și formatul în care se livrează. Așa nu depinde de bunăvoința cuiva. Ghidul SpokAdmin despre calendarul lunar al administratorului arată pașii care duc la un raport la timp.

Ce presupune serviciul complet, de la liste la raportare, este descris în pagina noastră de administrare blocuri, iar partea financiară în administrare financiar-contabilă.

administrare blocuriAdministrare financiar-contabilăcalendarul lunar al administratorului