Ghid DecoImob
Ansamblu rezidențial nou în București: ce servicii de administrare imobile ceri de la început
Un ansamblu rezidențial nou are nevoie, de la prima lună, de servicii de administrare imobile care acoperă trei lucruri: evidența financiară a asociației, coordonarea tehnică a instalațiilor comune și comunicarea cu proprietarii. Cum se organizează administrarea de la început contează mai mult decât într-un bloc vechi, pentru că nu există evidențe care să fie „reparate”, doar obiceiuri de format.
Ce e diferit într-un ansamblu nou
Într-un bloc vechi, o firmă de administrare începe, de obicei, cu recuperarea evidențelor: documente lipsă, contracte expirate, solduri neclare. Într-un ansamblu rezidențial nou, situația este inversă. Nu există trecut de reparat, dar nici obiceiuri, iar primele decizii se iau fără experiență comună.
DecoImob este o firmă de administrare imobile și asociații de proprietari din București și lucrează pe platforma proprie SpokAdmin. Lucrăm atât cu blocuri vechi, cât și cu ansambluri rezidențiale noi, unde contează mai mult organizarea de la început a contractelor, a fondurilor și a fluxurilor de lucru.
Ghidul de față este scris pentru cei care preiau un ansamblu nou: primii proprietari, comitetul executiv în formare sau un dezvoltator care vrea să predea clădirea unei asociații funcționale.
Cele trei zone ale serviciilor de administrare
Serviciile de administrare imobile se împart în trei activități care trebuie să meargă împreună.
1. **Financiar-contabilă**: lista de plată lunară, încasări, plăți, fonduri, restanțe 2. **Tehnică**: mentenanța instalațiilor comune, reviziile, intervențiile, furnizorii 3. **Operațională și de comunicare**: solicitările proprietarilor, informarea comitetului, arhiva de documente
Într-un ansamblu nou, cea tehnică are o greutate aparte: instalațiile sunt noi, dar garanțiile, reviziile și contractele de service trebuie urmărite de la început, ca să nu se piardă termenele.
Ce ceri de la început
La prima discuție cu o firmă de administrare, nu cere o promisiune generală, ci o listă concretă. Un ansamblu nou ar trebui să primească, din prima lună, următoarele:
1. Un plan de organizare a evidențelor: ce se ține, cine îl ține, unde se păstrează 2. Contractele cu furnizorii, listate cu scadențele lor 3. Constituirea și urmărirea distinctă a fondului de rulment și a fondului de reparații 4. Calendarul lunar: lista de plată, raportul pentru comitet, data adunării 5. O persoană de contact și un mod stabilit de a depune solicitări 6. Un mod de a păstra documentele tehnice primite de la dezvoltator
Ordinea contează. Întâi se stabilește cine răspunde de ce, apoi se pun cifrele în evidențe.
Ce primește asociația în fiecare lună
La noi, ciclul lunar este fix și anunțat din start. Comitetul executiv știe ce primește și când, fără să fie nevoie să ceară. Elementele lunare sunt:
Un exemplu de raport lunar, ca model, găsești în ghidul nostru.
- lista de plată, calculată pe criteriile prevăzute de lege pentru fiecare tip de cheltuială
- situația încasărilor și a plăților către furnizori
- soldurile și situația fondurilor constituite
- stadiul restanțelor, cu evidența penalităților aplicate
- stadiul lucrărilor tehnice în derulare și al solicitărilor deschise
- raportul transmis comitetului, la data convenită cu asociația
Cum se stabilește oferta
Nu există un tarif fix pentru administrarea imobilelor. Oferta se construiește după o evaluare, în funcție de numărul de apartamente, de complexitatea instalațiilor comune, de modul de contorizare și de serviciile dorite. La DecoImob, evaluarea este gratuită și se încheie cu o propunere în care se vede ce intră în tarif și ce se facturează separat.
Într-un ansamblu nou, câteva lucruri cresc complexitatea și ar trebui spuse din prima discuție: numărul de scări sau blocuri, spațiile comune (lifturi, parcări, centrale), numărul de contoare și eventualele spații comerciale.
Pași pentru un început ordonat
1. Constituiți asociația și alegeți comitetul executiv, cu respectarea legii și a statutului 2. Cereți dezvoltatorului documentele tehnice și lista contractelor existente 3. Cereți oferte de la două-trei firme, pe baza aceleiași cereri 4. Comparați ofertele pe conținut, nu doar pe preț 5. Votați în adunarea generală firma aleasă și contractul 6. Stabiliți calendarul lunar și persoana de contact
Pentru pasul 3 puteți folosi modelul nostru de cerere de ofertă, iar pentru pasul 5, hotărârea adunării generale este documentul care consemnează decizia.
model de cerere de ofertămodel de hotărâre pentru alegerea firmei
Ce nu intră în administrare
Cenzorul verifică gestiunea financiară ținută de administrator, de aceea trebuie să fie independent de firma de administrare. Serviciile de cenzorat sunt separate de cele de administrare. VoSmart, serviciu de cenzorat independent, explică cum se alege o firmă de cenzorat.
Pentru comitetele noi, SpokAdmin are și un ghid despre cum se administrează o asociație, pas cu pas.
Detalii despre serviciile noastre găsești pe paginile despre [administrare imobile](/administrare-imobile), [administrare blocuri](/administrare-blocuri) și [firmă de administrare](/).
Cum alegi firma de cenzorat — VoSmartCum se administrează o asociație de proprietari: ghid pentru comitet nou — SpokAdmin
Greșeli frecvente într-un ansamblu nou
- Se aleg furnizorii înainte să existe un buget aprobat
- Garanțiile și reviziile nu sunt urmărite de la început
- Fondurile nu sunt separate și nu se știe ce sumă e disponibilă pentru reparații
- Documentele primite de la dezvoltator nu sunt predate cu proces-verbal
- Comitetul nu are o persoană de contact stabilită în firmă
Întrebări frecvente
Ce servicii de administrare imobile are nevoie un ansamblu nou?
Un ansamblu nou are nevoie de servicii financiar-contabile (lista de plată, încasări, fonduri), tehnice (mentenanță, reviziile instalațiilor, furnizori) și de comunicare cu proprietarii (solicitări, rapoarte, arhivă). Ele trebuie organizate de la prima lună.
Când ar trebui să aleagă ansamblul firma de administrare?
Cât mai devreme după constituirea asociației, ca evidențele să se formeze corect de la început. Alegerea se face prin votul adunării generale.
Este administrarea unui ansamblu nou mai ieftină?
Nu putem spune în general. Tariful depinde de numărul de apartamente, de instalații, de contorizare și de serviciile dorite. La DecoImob, oferta se stabilește după o evaluare gratuită.
Cine predă documentele tehnice firmei de administrare?
De regulă, documentele tehnice se obțin de la dezvoltator, prin asociație, și se predau firmei pe bază de proces-verbal. Verifică în contractele de vânzare și în lege ce obligații are dezvoltatorul.
Lucrează DecoImob și cu ansambluri rezidențiale noi?
Da. Lucrăm atât cu blocuri vechi, cât și cu ansambluri rezidențiale noi, în București și în Ilfov.