Ghid DecoImob
Pentru ce răspunde administratorul de bloc
Ce intră în răspunderea administratorului unei asociații de proprietari, ce rămâne la președinte, comitet și cenzor, și ce se întâmplă când obligațiile nu sunt îndeplinite.
Trei roluri, trei răspunderi diferite
Confuzia cea mai frecventă din adunările generale e între administrator, președinte și cenzor. Sunt trei funcții distincte, cu atribuții distincte, iar răspunderea urmează atribuția.
Administratorul execută: ține evidențele, întocmește lista de plată, încasează, plătește furnizorii, urmărește starea tehnică. Președintele reprezintă asociația și veghează asupra activității. Cenzorul verifică partea financiar-contabilă și raportează adunării. Niciunul nu poate răspunde pentru ce nu era al lui să facă.
Ce intră în răspunderea administratorului
Enumerarea de mai jos acoperă activitatea obișnuită a unui administrator, indiferent dacă e persoană atestată sau firmă.
- Ținerea evidenței contabile și a registrelor asociației
- Întocmirea corectă a listei de plată și repartizarea cheltuielilor pe criteriile legale
- Încasarea cotelor și evidența pe fiecare apartament
- Plata la timp a furnizorilor, din sumele asociației
- Gestionarea fondurilor asociației, cu evidență separată
- Îndeplinirea obligațiilor fiscale și de raportare ale asociației
- Urmărirea stării tehnice și a contractelor de service
- Păstrarea și predarea documentelor asociației
Banii asociației nu sunt ai administratorului
Sumele încasate sunt ale asociației. Administratorul le gestionează, nu dispune de ele. Orice plată trebuie să aibă în spate un document justificativ, iar evidența trebuie să permită oricând reconstituirea traseului: de la cine s-a încasat, cui s-a plătit, din ce fond.
Aici răspunderea e cea mai directă, și tot aici se vede cel mai repede dacă un administrator lucrează corect: nu din declarații, ci din faptul că fiecare sumă are un document în spate.
Obligațiile fiscale și declarațiile
O asociație de proprietari are obligații de raportare — mai multe dacă are angajați, mai puține dacă nu. Întocmirea și depunerea lor sunt, de regulă, în sarcina administratorului, prin contractul de administrare.
Dacă declarațiile nu se depun, consecințele — de la penalități la sancțiuni — cad asupra asociației, care se poate întoarce apoi către administrator, în limitele contractului. De aceea contractul trebuie să spună explicit cine depune ce, nu „ține evidența contabilă".
Pentru o încadrare exactă a răspunderii într-o situație concretă, discuția se poartă cu cenzorul și cu un jurist. Regula generală nu înlocuiește analiza cazului.
Ce poate cere asociația
Răspunderea devine concretă doar când există ce compara. Contractul de administrare e locul unde se scrie asta: ce rapoarte, la ce dată, în ce formă, cine e persoana de contact, în ce interval răspunde, ce se întâmplă dacă nu.
Un contract care nu conține punctele astea nu e un contract prost redactat — e un contract în care nimeni nu răspunde pentru nimic.
Întrebări frecvente
Administratorul răspunde cu banii lui pentru pagube?
Răspunderea se stabilește în limitele legii și ale contractului de administrare, pe baza faptei și a prejudiciului dovedit. Încadrarea concretă este o chestiune juridică, nu una de opinie.
Cine răspunde dacă nu se depun declarațiile asociației?
Obligația aparține asociației, iar îndeplinirea ei revine, prin contract, administratorului. Consecințele lovesc întâi asociația, care se poate îndrepta apoi către administrator, în limitele contractului.
Administratorul poate decide singur o cheltuială?
Cheltuielile curente, necesare funcționării, intră în activitatea lui. Lucrările și cheltuielile care depășesc administrarea curentă se aprobă de adunarea generală sau, după caz, de comitetul executiv.
Cine verifică activitatea administratorului?
Cenzorul sau comisia de cenzori, pentru partea financiar-contabilă, și adunarea generală, care analizează activitatea și decide.
Un administrator poate fi și cenzor la aceeași asociație?
Nu. Cele două funcții se verifică reciproc, iar cumulul ar anula tocmai controlul pentru care există cenzorul.