Liste de întreținere
Calcul și repartizare pe baza documentelor și regulilor aplicabile asociației.
Administrare financiar-contabilă
Fiecare sumă explicată.
Fiecare evidență la zi.
Organizăm activitatea financiar-contabilă a asociației astfel încât fondurile, plățile și obligațiile lunare să poată fi urmărite clar.
Ce oferim
Un serviciu construit în jurul responsabilității.
Încasări și plăți
Înregistrarea operațiunilor și urmărirea termenelor către furnizori.
Fondurile asociației
Evidență distinctă și situații clare pentru fondurile constituite.
Raportare lunară
Informații structurate pentru comitetul executiv și proprietari.
Ce cuprind evidențele lunare
Întocmim listele de întreținere și urmărim registrul de casă și bancă, încasările, plățile, fondurile, soldurile și obligațiile către furnizori. Documentele justificative sunt organizate pentru consultare și pentru continuitatea evidenței.
Scopul nu este doar ca cifrele să fie corecte, ci ca orice poziție din lista de plată să poată fi explicată unui proprietar care întreabă. O evidență care nu poate fi explicată produce contestații, indiferent cât de corectă e.
- Lista de plată lunară și afișarea ei către proprietari
- Registrul de casă și operațiunile bancare
- Evidența încasărilor pe apartamente
- Plățile către furnizori și scadențele lor
- Fondul de rulment și fondul de reparații, urmărite separat
- Fondul de penalități, cu destinația prevăzută de lege
- Situația restanțelor și evidența penalităților aplicate
Repartizarea cheltuielilor, pe criteriile legale
Legea 196/2018 prevede criterii diferite în funcție de tipul cheltuielii: pe număr de persoane, pe cota-parte indiviză de proprietate, pe consumuri măsurate prin contoare sau în mod egal, după caz. Aplicarea unui criteriu nepotrivit este una dintre cele mai frecvente surse de conflict într-o asociație.
Stabilim de la început ce criteriu se aplică fiecărei poziții și îl păstrăm consecvent, astfel încât listele să fie comparabile de la o lună la alta.
Restanțe și penalități
Restanțele se urmăresc lunar, nu la sfârșitul anului. Cu cât evidența debitorilor e mai la zi, cu atât asociația are mai multe opțiuni.
Penalitățile se stabilesc prin hotărârea adunării generale și nu pot depăși 0,2% pentru fiecare zi de întârziere. Se aplică abia după un termen de 30 de zile de la scadență, iar totalul lor nu poate depăși suma la care se aplică. Sumele încasate formează fondul de penalități, folosit cu prioritate pentru penalitățile impuse asociației de terți și pentru lucrări la părțile comune.
Raportare pentru decizii informate
Comitetul executiv primește periodic situații structurate privind disponibilul, plățile, datoriile și operațiunile relevante. Raportarea este, de regulă, lunară și se livrează la data convenită cu asociația.
Aceleași evidențe stau la baza materialelor pentru adunarea generală, care se întrunește cel puțin o dată pe an, în primul trimestru. Pregătirea lor din timp scutește asociația de reconstituiri făcute în grabă.
Întrebări frecvente
Cum se calculează lista de întreținere?
Cheltuielile se repartizează pe apartamente după criteriul potrivit fiecărui tip, așa cum prevede Legea 196/2018: pe număr de persoane, pe cota-parte indiviză de proprietate, pe consumuri măsurate prin contoare sau în mod egal, după caz. Lista lunară se afișează proprietarilor.
Ce fonduri are o asociație de proprietari?
Fondul de rulment, pentru plățile curente, și fondul de reparații, pentru lucrări la părțile comune, ambele în cuantumul stabilit de adunarea generală. Se adaugă fondul de penalități, format din penalitățile încasate, care are destinație limitată prin lege.
Ce penalități se pot aplica pentru întârziere?
Maximum 0,2% pentru fiecare zi de întârziere, stabilite prin hotărârea adunării generale și aplicate abia după un termen de 30 de zile de la scadență. Totalul penalităților nu poate depăși suma la care se aplică.
Cât de des primește asociația rapoarte?
De regulă lunar, la data stabilită împreună cu asociația. Conținutul raportului este adaptat serviciilor contractate și cuprinde disponibilul, încasările, plățile, datoriile și situația restanțelor.
Abordarea DecoImob
Transparență prin evidențe bine organizate.
SpokAdmin susține fluxul financiar cu instrumente digitale și procesare asistată de AI, iar echipa DecoImob verifică și răspunde pentru corectitudinea operațiunilor.
Următorul pas
Hai să discutăm despre asociația ta.
Evaluăm situația actuală și construim o propunere adaptată imobilului.