Model de proces-verbal pentru adunarea generală a proprietarilor

Ce este procesul-verbal al adunării generale

Procesul-verbal este textul scris prin care se probează ce s-a hotărât într-o adunare generală: data și locul, cine a fost prezent, ordinea de zi, discuțiile esențiale și rezultatul fiecărui vot. Fără el, o hotărâre rămâne o amintire, iar orice contestație ulterioară devine o dispută despre ce s-a spus.

Modelul de mai jos este orientativ. Nu conține clauze juridice și nu înlocuiește regulile din statutul asociației sau din legislația în vigoare; îl adaptezi la situația ta și îl verifici, la nevoie, cu un specialist. Îl poate completa administratorul de bloc, secretarul ședinței sau președintele asociației. DecoImob este o firmă de administrare imobile din București și, în cadrul serviciilor noastre de administrare blocuri, pregătim documentele adunărilor pe platforma proprie SpokAdmin.

Modelul orientativ, de la cap la coadă

Copiază textul de mai jos și înlocuiește câmpurile dintre paranteze drepte.

**PROCES-VERBAL**

**al adunării generale a proprietarilor din Asociația de Proprietari [denumire], [adresa blocului]**

Astăzi, [data], începând cu ora [ora], la [locul desfășurării], s-a întrunit adunarea generală [ordinară / extraordinară] a proprietarilor, convocată de [președinte / comitet executiv] prin [modul de comunicare a convocării], la data de [data convocării].

**1. Prezența.** Sunt prezenți [număr] proprietari, reprezentând [număr] din [număr] voturi, conform listei de prezență din Anexa 1. Sunt prezenți prin împuternicire [număr] proprietari, conform procurilor din Anexa 2. Cvorumul [este / nu este] întrunit conform statutului asociației.

**2. Conducerea ședinței.** Ședința este condusă de [nume], în calitate de [funcție]. Secretar al ședinței este [nume]. Procesul-verbal este întocmit de [nume].

**3. Ordinea de zi.** Ordinea de zi anunțată în convocare este:

**4. Discuții și hotărâri.** Pentru fiecare punct se consemnează pe scurt prezentarea, intervențiile esențiale și votul:

**5. Anexe.** Lista de prezență (Anexa 1), procurile (Anexa 2), convocarea (Anexa 3), documentele prezentate (Anexa 4).

Încheiat astăzi, [data], în [număr] exemplare. Semnează: președinte [nume, semnătură], secretar [nume, semnătură], administrator [nume, semnătură].

• [punctul 1]
• [punctul 2]
• [punctul 3]
• Punctul 1: [rezumatul discuției]. Hotărâre: [textul exact al hotărârii]. Voturi: pentru [număr], împotrivă [număr], abțineri [număr].
• Punctul 2: [rezumatul discuției]. Hotărâre: [textul exact]. Voturi: pentru [număr], împotrivă [număr], abțineri [număr].

Cum completezi fiecare secțiune

Modelul arată bine pe hârtie, dar valoarea lui depinde de precizia cu care îl completezi. Iată ce urmărești la fiecare secțiune.

**Antetul și convocarea.** Notează data convocării și modul în care a fost comunicată. Dacă se contestă ședința, prima întrebare este dacă proprietarii au fost anunțați corect și la timp. Anexează dovada convocării.

**Prezența și cvorumul.** Scrie numărul de proprietari și de voturi, nu doar „cvorum întrunit". Cvorumul se calculează după regulile statutului; trece-l exact în procesul-verbal, ca să se vadă că hotărârile s-au luat valid.

**Ordinea de zi.** Reia punctele exact așa cum au fost anunțate. Un punct care nu apare pe ordinea de zi nu se votează valabil în acea ședință, așa că nu adăuga puncte „din mers" în procesul-verbal.

**Hotărârile.** Aici se pierd cele mai multe lucruri. O hotărâre trebuie să spună ce s-a decis, cine face, până când și cu ce sumă, dacă e cazul. „S-a discutat despre reparația acoperișului" nu este o hotărâre; „se aprobă contractarea reparației acoperișului la oferta X, termen [dată]" este.

**Voturile.** Consemnează voturile pentru, împotrivă și abțineri pentru fiecare punct. Dacă un proprietar cere să i se consemneze o opinie separată, scrie-o la locul ei.

Anexele care fac procesul-verbal util

Un proces-verbal fără anexe se contestă ușor. Atașează cel puțin lista de prezență semnată, procurile, dovada convocării și documentele prezentate în ședință, de exemplu bugetul sau oferta aprobată. Păstrează totul în dosarul asociației și în evidența digitală.

• Lista de prezență, cu semnături
• Procurile proprietarilor reprezentați
• Dovada convocării și ordinea de zi
• Documentele supuse votului (buget, oferte, contracte)

Greșeli frecvente la întocmirea procesului-verbal

Cel mai bun obicei este să redactezi hotărârile chiar în ședință și să le citești cu voce tare înainte de vot. Astfel nu rămâne loc de interpretări ulterioare.

• Hotărâri formulate vag, fără termen și responsabil
• Cvorum notat fără număr de voturi
• Puncte votate care nu au fost pe ordinea de zi
• Anexe lipsă sau semnături lipsă
• Proces-verbal întocmit cu săptămâni după ședință, din memorie

Ce se întâmplă după semnare

Procesul-verbal se semnează, se arhivează, iar hotărârile se comunică proprietarilor, de regulă prin afișare și prin mijloacele convenite. Administratorul de bloc urmărește apoi îndeplinirea fiecărei hotărâri și raportează la ședința următoare. Dacă activitatea ajunge la o firmă externă, procesul-verbal intră în documentele care se predau, pe inventar.

Pentru pregătirea ședinței de la început, citește ghidul despre ce pregătește administratorul înainte de adunare. Pentru cine are dreptul să vadă documentele, vezi ghidul despre documentele asociației. Dacă vrei să știi cum este organizat serviciul în practică, vezi pagina despre [administrare blocuri](https://decoimob.ro/administrare-blocuri), iar dacă te gândești să predai activitatea unei [firme de administrare](https://decoimob.ro/), ghidul despre schimbarea administratorului explică pașii.

Adunarea generală: ce pregătește administratorulDocumentele asociației: cine le poate cereOrganizarea adunării generale în format digital — articol SpokAdminProcesul-verbal al cenzorului — articol VoSmart