Model de convocator pentru adunarea generală a asociației de proprietari

De ce contează convocatorul

Adunarea generală poate hotărî valabil numai asupra punctelor anunțate în convocare. Dacă un subiect nu apare pe ordinea de zi, nu poate deveni hotărâre în aceeași ședință, oricât de important ar fi. De aceea convocatorul este primul document care poate face o adunare valabilă sau contestabilă.

Cine îl semnează? Convocarea revine președintelui și comitetului executiv. Administratorul bloc, fie persoană fizică, fie firmă, de regulă îl redactează, îl multiplică și ține evidența distribuirii, dar nu convoacă singur adunarea. DecoImob, firmă de administrare imobile din București, pregătește convocatoarele și materialele pentru asociațiile pe care le administrează, pe baza evidențelor din platforma noastră SpokAdmin.

Ce trebuie să conțină un convocator

Elementele de mai jos acoperă situația obișnuită. Termenul de comunicare, forma și detaliile procedurale sunt cele prevăzute de Legea 196/2018 și de statutul asociației, deci le verifici acolo, nu în acest ghid.

1. Denumirea și adresa asociației 2. Data, ora și locul adunării 3. Tipul adunării: ordinară sau extraordinară 4. Ordinea de zi, cu puncte distincte 5. Data, ora și locul reconvocării, dacă nu se întrunește cvorumul 6. Locul și intervalul în care pot fi consultate materialele 7. Modul de împuternicire a unui reprezentant 8. Data, numele și semnătura celor care convoacă

Punctul 4 se scrie cu grijă. Formulările generale, de tipul „diverse", nu susțin o hotărâre. Orice decizie dorită se formulează ca punct separat, de exemplu „Aprobarea bugetului pentru anul în curs" sau „Alegerea firmei de administrare".

Modelul orientativ, gata de copiat

Textul de mai jos este un model orientativ, nu un act juridic și nu o formă impusă. Completează ce este între paranteze pătrate și adaptează ordinea de zi.

**CONVOCATOR**

**Asociația de proprietari [denumire], [adresa]**

Către: toți proprietarii din imobilul [adresa]

În baza prevederilor legale și ale statutului asociației, vă convocăm la **adunarea generală [ordinară / extraordinară]** a proprietarilor, care va avea loc în data de **[data]**, ora **[ora]**, la **[locul: sala, scara, adresa]**.

**Ordinea de zi:**

1. Prezentarea și aprobarea situației financiare pentru anul [anul] 2. Prezentarea raportului cenzorului sau al comisiei de cenzori 3. Aprobarea bugetului de venituri și cheltuieli pentru anul [anul] 4. Stabilirea fondului de rulment și a fondului de reparații: [cuantum propus] 5. Situația restanțelor și măsurile propuse 6. [Punct distinct privind contractele: prelungire, schimbare, alegere firmă de administrare] 7. [Alte puncte propuse, fiecare formulat explicit]

**Materiale puse la dispoziție:** situațiile și propunerile de la punctele de mai sus pot fi consultate la [locul] în intervalul [zile, ore], începând cu data de [data].

**Reconvocare:** în cazul în care nu se întrunește cvorumul, adunarea se reconvoacă în data de **[data]**, ora **[ora]**, la același loc, în termenul prevăzut de lege.

**Împuternicire:** proprietarii care nu pot participa pot fi reprezentați printr-o persoană împuternicită în scris. Formularul este atașat prezentului convocator.

Data: [data] — Președinte: [nume, semnătura] — Comitetul executiv: [nume, semnături]

Modelul de împuternicire

Formularul se atașează convocatorului. Este orientativ, la fel ca modelul de mai sus.

**ÎMPUTERNICIRE**

Subsemnatul/Subsemnata [nume], proprietar al apartamentului [număr], scara [scara], din imobilul [adresa], împuternicesc pe [nume reprezentant], să mă reprezinte la adunarea generală a Asociației de proprietari [denumire] din data de [data] și să voteze în numele meu asupra punctelor din ordinea de zi.

Data: [data] — Semnătura: [semnătura proprietarului]

Lista de verificare înainte de trimitere

Administratorul de bloc nu trimite convocatorul până nu bifează lista de mai jos. Toate verificările durează sub o oră și previn cele mai multe contestații.

Pentru ce se pregătește în săptămânile dinainte, vezi ghidul nostru despre adunarea generală. Pentru ce se scrie după ședință, folosește modelul de proces-verbal.

• Lista proprietarilor este actualizată, inclusiv apartamentele vândute sau moștenite recent
• Fiecare decizie dorită apare ca punct distinct pe ordinea de zi
• Materialele care se votează sunt gata și pot fi consultate înainte de ședință
• Data reconvocării este scrisă în același document
• Formularul de împuternicire este atașat
• Există dovada distribuirii: semnătură, confirmare sau altă metodă prevăzută în statut
• Sala este rezervată pentru ambele date

ce pregătește administratorul pentru adunarea generalămodel de proces-verbal pentru adunarea generală

Greșeli frecvente la convocare

Majoritatea problemelor vin din grabă. Merită evitate:

Dacă adunarea urmează să aleagă o firmă de administrare, pregătește-o cu modelul de hotărâre, iar la punctul de contracte, cu structura contractului.

• Ordinea de zi cu „diverse" în loc de puncte clare
• Convocator trimis doar unor proprietari, fără listă completă
• Lipsa datei de reconvocare, ceea ce obligă la un al doilea convocator
• Materialele distribuite la intrarea în sală
• Hotărâri luate pe teme care nu erau anunțate
• Împuterniciri colectate după ședință, nu la intrare

model de hotărâre pentru alegerea unei firme de administrarestructura contractului de administrare

Ce spun celelalte părți ale ecosistemului

Cenzorul are un rol distinct în adunare, pentru că prezintă controlul financiar independent. Ghidul VoSmart despre adunarea generală și rolul cenzorului explică ce prezintă el și când.

Iar dacă adunarea se ține parțial digital, ghidul SpokAdmin despre organizarea adunării generale în format digital arată ce se poate face online și ce rămâne în formă clasică.

Ce presupune administrarea de zi cu zi, inclusiv pregătirea ședințelor, este descris pe pagina noastră de administrare blocuri.

adunarea generală și rolul cenzoruluiorganizarea adunării generale în format digitaladministrare blocuri