Ce înseamnă administrarea unui imobil?

Administrarea imobilelor, pe scurt

Administrarea imobilelor înseamnă gestionarea curentă a unui condominiu — bloc sau ansamblu rezidențial — în numele asociației de proprietari. Include evidența banilor, întreținerea părților comune și relația cu proprietarii și cu furnizorii. În limbaj comun se spune „administrare bloc” sau „administrator de bloc”, însă activitatea acoperă mult mai mult decât calculul lunar al întreținerii.

Cadrul este stabilit de Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor. Legea prevede cine ia deciziile în asociație, ce condiții trebuie să îndeplinească administratorul și după ce criterii se repartizează cheltuielile între apartamente.

În practică, activitatea se împarte în trei componente care funcționează împreună: financiar-contabilă, tehnică și operațională. Când una lipsește sau e tratată superficial, celelalte două se blochează.

Componenta financiar-contabilă

Este partea cea mai vizibilă pentru proprietari, pentru că se termină cu lista de plată lunară. În spatele ei stau evidența încasărilor și a plăților, repartizarea cheltuielilor pe apartamente, urmărirea restanțelor și situația fondurilor asociației.

Legea 196/2018 prevede repartizarea cheltuielilor după criteriul potrivit fiecărui tip: pe număr de persoane, pe cota-parte indiviză de proprietate, pe consumuri măsurate prin contoare sau în mod egal, după caz. Aplicarea unui criteriu nepotrivit este una dintre cele mai frecvente surse de contestații într-o asociație.

Penalitățile de întârziere nu sunt la latitudinea administratorului. Ele se stabilesc prin hotărârea adunării generale, pot fi de maximum 0,2% pentru fiecare zi de întârziere, se aplică abia după un termen de 30 de zile de la scadență și, în total, nu pot depăși suma la care se aplică.

• Lista de plată lunară și afișarea ei către proprietari
• Evidența încasărilor, a plăților și a soldurilor
• Fondul de rulment, pentru plățile curente ale asociației
• Fondul de reparații, pentru lucrări la părțile comune
• Fondul de penalități, format din penalitățile încasate, cu destinație limitată prin lege
• Urmărirea restanțelor și raportarea lor către comitetul executiv

Vezi serviciul de administrare financiar-contabilă

Componenta tehnică

Proprietatea comună — instalații, ascensor, acoperiș, subsol, spații comune — are nevoie de verificări periodice, de mentenanță preventivă și de intervenții atunci când ceva se defectează. Administrarea tehnică înseamnă planificarea acestor lucrări, nu doar reacția la avarii.

Diferența dintre o administrare bună și una slabă se vede aici pe termen lung. O asociație care ține un istoric al intervențiilor și un plan de mentenanță cheltuiește previzibil; una care intervine doar în regim de urgență plătește mai mult și mai des, iar imobilul se degradează între avarii.

• Verificări și revizii periodice la instalațiile comune
• Mentenanță preventivă planificată, cu termene asumate
• Intervenții la avarii, cu responsabil desemnat și istoric
• Selecția, contractarea și coordonarea furnizorilor de service
• Evidența documentelor tehnice ale imobilului

Vezi serviciul de administrare tehnică

Componenta operațională

Este partea care ține totul legat: contracte, documente, termene și comunicarea cu proprietarii. Fără ea, activitatea financiară și cea tehnică rămân două fluxuri paralele, iar comitetul executiv află despre probleme abia când devin urgențe.

Concret, aici se urmăresc scadențele contractelor cu furnizorii, se arhivează documentele asociației, se preiau și se distribuie solicitările proprietarilor și se pregătesc materialele pentru ședințele comitetului și pentru adunarea generală.

Vezi serviciul de administrare operațională

Cine decide în asociație și cine execută

O confuzie frecventă: administratorul nu conduce asociația. Legea 196/2018 stabilește organele de conducere, iar administratorul execută hotărârile acestora și răspunde de activitatea curentă.

Dacă la adunarea generală nu se întrunește cvorumul — de regulă majoritatea proprietarilor, prezenți personal sau prin împuternicire scrisă — ședința se suspendă și se reconvoacă în cel mult 15 zile, când poate decide cu proprietarii prezenți.

• Adunarea generală — organul suprem de decizie, format din toți proprietarii; se întrunește cel puțin o dată pe an, în primul trimestru
• Comitetul executiv — președintele și un număr par de membri
• Președintele asociației — reprezintă asociația și, împreună cu comitetul, răspunde de convocarea adunării generale
• Cenzorul sau comisia de cenzori — exercită controlul financiar; funcția de președinte este incompatibilă cu cea de cenzor

Ce nu intră în administrarea imobilului

Controlul financiar al asociației — cenzoratul — este o funcție separată și, prin natura ei, independentă: cenzorul verifică exact activitatea gestionată de administrator. Din acest motiv, cele două roluri nu ar trebui cumulate la același furnizor. DecoImob prestează exclusiv servicii de administrare imobile și nu oferă servicii de cenzorat.

Dacă asociația ta caută separat un cenzor sau o firmă de cenzorat, VoSmart este specializată exact pe această activitate.

Nu intră nici lucrările propriu-zise de construcții sau reparații. Acestea sunt executate de firme specializate, pe care administratorul le selectează, le contractează și le urmărește în numele asociației, pe baza hotărârilor luate de proprietari.

VoSmart — servicii de cenzorat pentru asociații

Cum arată o lună de administrare

Ciclul lunar este previzibil, iar asta e chiar ideea: proprietarii ar trebui să știe la ce să se aștepte și când.

• Se colectează indexurile și facturile furnizorilor pentru luna încheiată
• Se repartizează cheltuielile pe apartamente, după criteriile prevăzute de lege
• Se emite și se afișează lista de plată
• Se operează încasările și se efectuează plățile către furnizori
• Se urmăresc lucrările tehnice în derulare și solicitările deschise
• Se transmite raportul către comitet, la data stabilită împreună cu asociația

Administrare imobile — serviciul completToate serviciile DecoImob