Model de anexă cu servicii și termene de răspuns la contractul de administrare blocuri

De ce are nevoie contractul de o anexă

Contractul de administrare spune, de regulă, că firma administrează imobilul „cu diligență” și „conform legii”. Formulările acestea sunt corecte, dar nu pot fi verificate: nimeni nu poate arăta într-o adunare generală că o diligență nu a fost respectată. O anexă de servicii rezolvă problema, pentru că leagă fiecare serviciu de un termen și de o dovadă.

Anexa nu înlocuiește contractul și nu adaugă obligații legale noi. Ea detaliază ce s-a convenit deja, ca asociația să știe ce poate cere și firma să știe ce are de livrat. DecoImob, firmă de administrare imobile din București, lucrează cu o astfel de listă de servicii și de termene la fiecare preluare, pe baza evidențelor din platforma noastră SpokAdmin.

Structura generală a contractului, secțiune cu secțiune, o găsești în modelul orientativ de structură a contractului de administrare. Anexa de față se atașează lui.

modelul orientativ de structură a contractului de administrare

Cum folosești acest model

Modelul de mai jos este orientativ: nu este un act juridic, nu este o formă impusă de lege și nu conține clauze de penalizare. Pentru acestea, asociația se consultă cu un jurist. Ce completezi tu sunt termenele și detaliile din paranteze pătrate.

Patru reguli te ajută să nu transformi anexa într-o hârtie care nu se aplică:

1. Pune doar termene pe care firma le poate respecta; un termen nerealist se încalcă din prima lună 2. Fiecare serviciu primește o dovadă (document, raport, înregistrare), altfel nu se poate verifica 3. Termenele se exprimă în zile lucrătoare sau în date fixe, nu în „cât mai repede” 4. Anexa se aprobă de adunarea generală odată cu contractul, ca să nu existe discuții ulterioare despre ce s-a promis

Modelul orientativ de anexă, gata de completat

Copiază textul și completează părțile din paranteze pătrate. Elimină serviciile care nu fac parte din oferta aleasă.

**Anexa nr. [număr] la Contractul de administrare nr. [număr] din [data]**

**Între:** Asociația de proprietari [denumire], [adresa], numită în continuare „asociația”, și [firma de administrare], numită în continuare „administratorul”.

**1. Servicii financiar-contabile**

**2. Servicii tehnice**

**3. Servicii operaționale**

**4. Comunicare și raportare**

**5. Încheierea colaborării**

**Semnături:** pentru asociație, [președinte]; pentru administrator, [reprezentant]; data [data].

• Lista de întreținere lunară: se afișează până la data de [ziua lunii], cu desfășurătorul cheltuielilor atașat. Dovadă: lista afișată și transmisă comitetului executiv.
• Încasări și registre: registrul de casă și evidența încasărilor se actualizează la [zilnic / săptămânal]. Dovadă: registrele, la cerere.
• Plăți către furnizori: se fac în termenul din contractul cu furnizorul, pe baza facturilor verificate și aprobate. Dovadă: ordine de plată și extrase.
• Fonduri: fondul de rulment și fondul de reparații se țin separat și se reconciliază lunar cu extrasul de cont. Dovadă: situația fondurilor din raportul lunar.
• Restanțe: evidență pe vechime și acțiuni documentate, conform procedurii decise de asociație. Dovadă: secțiunea de restanțe din raport.
• Programul de revizii (lift, instalații, hidranți, centrală, unde există): întocmit în primele [număr] zile de la preluare și actualizat anual. Dovadă: programul și rapoartele de revizie.
• Sesizări tehnice: se înregistrează în ziua primirii, cu autor, dată și oră. Dovadă: registrul de sesizări.
• Termen de răspuns la sesizare: răspuns de principiu în [număr] zile lucrătoare; intervenție urgentă (avarie care produce pagube) imediat ce sesizarea a fost primită, în limita posibilităților tehnice. Dovadă: răspunsul scris.
• Contracte și furnizori: evidența contractelor active, scadențe, reînnoiri propuse comitetului cu [număr] zile înainte de termen. Dovadă: tabelul contractelor.
• Verificarea prestațiilor: facturile se plătesc după constatarea serviciului prestat. Dovadă: nota de constatare sau confirmarea scrisă.
• Documente și arhivă: dosarul asociației este păstrat [în format digital și pe hârtie]. Dovadă: acces la arhivă, la cerere.
• Raport lunar către comitetul executiv: până la data de [ziua lunii], cu structura din modelul agreat. Dovadă: raportul semnat.
• Răspuns la solicitările proprietarilor: în [număr] zile lucrătoare, în scris sau prin canalul agreat. Dovadă: istoricul solicitărilor.
• Pregătirea adunării generale: materialele se transmit comitetului cu [număr] zile înainte. Dovadă: convocatorul și materialele.
• Program de contact: [zile și ore], plus procedura pentru urgențe: [telefon / canal].
• Predarea documentelor către asociație sau către noul administrator: în [număr] zile de la încetarea contractului, pe bază de proces-verbal de predare-primire.

Cum ceri anexa unei firme de administrare

Anexa se discută înainte de semnare, nu după. Trimite modelul firmelor de la care ceri ofertă și compară cum răspund, iar în cererea de ofertă poți cere direct ca ele să completeze termenele. Un model gata pentru acest pas există în ghidul despre cererea de ofertă.

Atenție la trei reacții frecvente:

• Firma refuză orice termen: serviciul nu poate fi verificat, deci nici reclamat
• Firma completează totul cu „în cel mai scurt timp”: termenul nu spune nimic
• Firma propune termene rezonabile și dovezi clare: semn bun, pentru că arată că își cunoaște procesele

model cerere de ofertă pentru servicii de administrare blocuri

Ce faci când un termen nu este respectat

Anexa are sens doar dacă urmărești ce se întâmplă cu ea. Procedura practică are patru pași.

1. Notezi data, serviciul și termenul din anexă 2. Trimiți o sesizare scrisă, care indică punctul neîndeplinit 3. Ceri un răspuns scris cu termen de remediere 4. Dacă situația se repetă, comitetul o aduce în adunarea generală, cu documentele la mână

Nu e nevoie să ajungi la schimbarea firmei pentru o singură întârziere. Dar o serie de termene nerespectate, consemnate, este exact argumentul pe care adunarea generală îl poate folosi la decizie. Dacă ajungi acolo, vezi cum se schimbă administratorul blocului.

cum schimbi administratorul blocului

Legătura cu raportul lunar și cu cenzorul

Raportul lunar este locul în care termenele din anexă devin vizibile: dacă lista a fost afișată la timp, dacă sesizările au primit răspuns, dacă reviziile au fost făcute. De aceea cele două documente se întocmesc împreună: anexa spune ce se promite, raportul arată ce s-a făcut.

Cenzorul poate folosi aceeași anexă ca reper când verifică activitatea administratorului. Colaborarea dintre cei doi este explicată în ghidul VoSmart despre relația cenzor–administrator.

colaborarea dintre cenzor și administrator

Unde se potrivește anexa în oferta noastră

Pentru blocurile preluate de DecoImob, serviciile din anexă corespund celor descrise în pagina de administrare blocuri: financiar-contabil, tehnic și operațional, cu raportare lunară. Termenele concrete se stabilesc după evaluarea imobilului, nu înainte.

Dacă ai de comparat o ofertă primită cu acest model, ghidul SpokAdmin despre serviciile de administrare imobile și contract arată ce apare, de obicei, în astfel de documente.

firmă de administrareadministrare blocuriserviciile de administrare imobile și contractul cu firma