Cum verifici după trei luni dacă firma de administrare își face treaba: fișă de evaluare

De ce contează momentul de trei luni

Primele trei luni cu o firmă nouă arată mai mult decât orice ofertă. Într-un trimestru apar toate ciclurile importante: trei liste de întreținere, trei rapoarte, câteva sesizări tehnice, cel puțin o plată către furnizori și, adesea, o discuție despre restanțe. Dacă ceva nu funcționează, se vede deja.

Evaluarea nu înseamnă să cauți vinovați. Înseamnă să compari ce s-a promis cu ce s-a livrat, pe baza documentelor, și să decizi calm dacă colaborarea continuă, se ajustează sau se reconsideră. DecoImob, firmă de administrare imobile din București, încurajează comitetele să facă acest bilanț, pentru că o colaborare bună rezistă unei verificări.

Ce se întâmplă în aceste trei luni, de la preluare la prima adunare, este descris în ghidul despre primele 90 de zile. Fișa de față vine după ele.

primele 90 de zile cu o firmă nouă

Cum folosești fișa

Fișa de mai jos este orientativă, nu un act juridic. O completează comitetul executiv, împreună cu cenzorul dacă este posibil, într-o ședință scurtă. Pentru fiecare criteriu notezi: **da**, **parțial** sau **nu**, plus dovada pe care te-ai bazat.

Regulile de lucru sunt simple:

1. Verifici documente, nu impresii; „mi s-a părut” nu intră în fișă 2. Compari cu contractul și cu anexa de servicii, dacă există 3. Notezi data fiecărei verificări 4. Păstrezi fișa în dosarul asociației

Fișa de evaluare, cele zece verificări

**1. Lista de întreținere a ieșit la timp, în toate cele trei luni?** Dovadă: listele afișate, cu data. Dacă data variază cu zile întregi, cere explicații.

**2. Lista este explicabilă?** Dovadă: desfășurătorul cheltuielilor, cu facturile din spate. Un proprietar trebuie să poată urmări fiecare linie. Ghidul despre lista de întreținere arată cum se citește.

**3. Fondurile sunt separate și reconciliate?** Dovadă: situația fondului de rulment și a fondului de reparații, legată de extrasul de cont.

**4. Raportul lunar a venit, la aceeași dată, în aceeași structură?** Dovadă: cele trei rapoarte, comparabile între ele.

**5. Sesizările tehnice au fost înregistrate și rezolvate?** Dovadă: registrul de sesizări, cu data primirii, răspunsul și rezolvarea.

**6. Reviziile obligatorii sunt programate?** Dovadă: programul de revizii pentru lift, instalații, hidranți sau centrală, acolo unde există.

**7. Restanțele sunt urmărite pe vechime?** Dovadă: evidența restanțelor, cu acțiunile făcute. Procedura practică este în ghidul despre restanțe.

**8. Facturile se plătesc după verificare, nu automat?** Dovadă: facturile legate de contract și de serviciul prestat.

**9. Proprietarii primesc răspuns la solicitări?** Dovadă: istoricul solicitărilor și al răspunsurilor, cu termene.

**10. Comitetul are acces la documente, la cerere?** Dovadă: o cerere de test, de exemplu un extras de cont, rezolvată în termenul convenit.

lista de întreținere: cum se întocmește și cum o citeștirestanțele la întreținere: ce face administratorul

Cum interpretezi rezultatul

Nu există un punctaj universal, dar logica este practică. Numără răspunsurile „nu” și „parțial” și grupează-le după natură.

Un „parțial” nu înseamnă o greșeală gravă. De multe ori e un punct de pornire pentru o discuție: preluarea unui bloc cu evidențe incomplete are, firesc, o perioadă de ajustare.

• **Majoritatea „da”, câteva „parțial”:** colaborarea merge; notezi punctele de îmbunătățit și le discuți cu firma
• **Probleme repetate într-un singur domeniu:** de exemplu doar raportarea sau doar sesizările; ceri un plan de remediere scris, cu termen
• **„Nu” la fonduri, liste sau documente:** acestea sunt zonele sensibile; ceri explicații imediat, în scris
• **Răspunsuri lipsă la cereri repetate:** semn serios, care justifică sesizarea comitetului către adunarea generală

Discuția cu firma de administrare

Înainte de orice decizie, prezintă firmei fișa. O firmă serioasă va avea explicații cu documente, nu cu promisiuni. Pregătește discuția în patru pași.

1. Trimite fișa completată cu cel puțin trei zile înainte 2. Cere un răspuns scris pentru fiecare punct marcat „nu” sau „parțial” 3. Convine un termen de remediere, cu dată 4. Programează o nouă verificare, doar pentru punctele respective

Un model de raport care ajută la această discuție este cel pentru comitetul executiv.

model de raport lunar de administrare blocuri

Când evaluarea duce la o decizie în adunare

Dacă problemele persistă după termenul de remediere, comitetul o poate aduce în adunarea generală, ca organ suprem de decizie, cu fișa și documentele în anexă. Adunarea hotărăște dacă mențiunile sunt suficiente, dacă se renegociază sau dacă se caută altă firmă.

Dacă se ajunge la schimbare, procedura este descrisă în ghidul despre schimbarea administratorului, iar predarea documentelor se face pe bază de proces-verbal. Cenzorul poate verifica gestiunea la predare, conform ghidului VoSmart despre schimbarea administratorului.

cum schimbi administratorul bloculuipredarea gestiunii la schimbarea administratorului

Ce poți cere la DecoImob

Dacă ai o firmă și vrei o a doua părere, sau dacă ești la primul trimestru cu noi și vrei să vezi cum arată un bilanț, putem parcurge fișa împreună, pe baza documentelor asociației. Serviciile noastre de administrare imobile sunt descrise pe paginile dedicate.

Pentru partea digitală, ghidul SpokAdmin despre ce vede proprietarul în aplicația de întreținere arată ce transparență poți cere de la orice firmă.

firmă de administrareadministrare imobilece vede proprietarul în aplicația de întreținere a blocului