Cum funcționează o firmă de administrare blocuri?

Colaborarea începe cu evaluarea

Înaintea preluării trebuie înțelese dimensiunea asociației, documentele existente, contractele, soldurile și particularitățile tehnice ale clădirii. Fără evaluare, orice ofertă este o presupunere.

Pe baza evaluării se stabilesc oferta și calendarul de tranziție, astfel încât activitatea curentă să nu fie întreruptă. Hotărârea de a contracta firma aparține adunării generale a proprietarilor, nu comitetului executiv.

Activitatea urmează un ciclu lunar

Miezul administrării este un ciclu care se repetă identic în fiecare lună. Predictibilitatea lui este chiar valoarea serviciului: proprietarii știu ce primesc și când.

• Colectarea indexurilor și a facturilor emise de furnizori pentru luna încheiată
• Verificarea și înregistrarea documentelor primite
• Repartizarea cheltuielilor pe apartamente, după criteriile prevăzute de lege
• Întocmirea și afișarea listei de plată
• Operarea încasărilor și efectuarea plăților către furnizori
• Actualizarea situației restanțelor și a penalităților
• Transmiterea raportului către comitetul executiv, la data convenită

Problemele tehnice au propriul flux

O sesizare trebuie înregistrată, evaluată, atribuită și urmărită până la rezolvare. Pentru lucrările specializate sunt coordonați furnizori potriviți, iar deciziile și documentele rezultate sunt păstrate.

Fluxul tehnic rulează în paralel cu cel financiar, dar se intersectează cu el în două puncte: la aprobarea cheltuielii și la înregistrarea facturii. Când cele două nu comunică, apar exact situațiile în care o lucrare e executată, dar nimeni nu știe din ce fond se plătește.

• Sesizarea este înregistrată, cu autor și dată
• Se stabilește dacă intervine un furnizor sau se rezolvă pe loc
• Pentru lucrări mai mari se cer oferte comparabile
• Aprobarea se face conform competențelor stabilite cu asociația
• Execuția este programată și urmărită
• Documentele și costul sunt legate de sesizarea inițială

Cine face ce, într-o echipă

Diferența majoră față de un administrator persoană fizică este distribuirea rolurilor. Într-o firmă, partea financiar-contabilă, cea tehnică și relația cu proprietarii sunt acoperite de oameni diferiți, care lucrează pe aceleași evidențe.

Consecința practică: activitatea nu se oprește în concediu, în caz de boală sau la plecarea unei persoane. Continuitatea nu mai depinde de memoria cuiva, ci de proceduri și de un istoric accesibil.

Raportarea și controlul

Firma raportează, de regulă, lunar către comitetul executiv, la o dată fixă stabilită prin contract. Aceleași evidențe stau la baza materialelor pentru adunarea generală, care se întrunește cel puțin o dată pe an, în primul trimestru.

Peste activitatea administratorului există un control independent: cenzorul sau comisia de cenzori, care verifică partea financiară. Funcția de președinte al asociației este incompatibilă cu cea de cenzor, tocmai pentru ca cel controlat și cel care controlează să nu fie aceeași persoană.

Ghid: cum alegi o firmă de administrare

Condițiile legale pe care trebuie să le îndeplinească

Administratorul — persoană fizică sau juridică — trebuie să dețină certificat de calificare profesională pentru ocupația de administrator de condominii și atestat emis de primar, eliberat pe baza cazierului judiciar și fiscal. Atestatul este valabil 4 ani și se poate reînnoi.

Legea prevede și depunerea unei garanții. Sunt condiții verificabile: cere documentele și data de valabilitate înainte de semnare.

Cum lucrează DecoImobServiciul de administrare imobile al DecoImob