Ghid DecoImob
Asociația a rămas fără administrator. Ce faci
Ce se întâmplă când administratorul demisionează sau dispare: cine ține asociația pe linia de plutire, ce se face în primele zile și cum se numește unul nou.
Asociația funcționează mai departe, oricum
O asociație de proprietari nu se oprește pentru că administratorul a plecat. Facturile de utilități vin la aceleași date, service-ul la lift are scadențele lui, iar restanțele continuă să curgă. Timpul lucrează împotriva asociației, nu a administratorului care a plecat.
De aceea primele zile nu se consumă cu discuții despre vină, ci cu trei lucruri practice: ce se plătește acum, ce documente există și cine semnează până la numirea unuia nou.
Primele zile
Ordinea de mai jos e cea care limitează paguba. Nu e spectaculoasă, dar fiecare punct sărit costă bani mai târziu.
- Președintele și comitetul executiv preiau legătura cu furnizorii și anunță situația
- Se identifică facturile scadente în perioada următoare și se asigură plata lor
- Se inventariază documentele existente: ce e la asociație, ce a rămas la administrator
- Se cere în scris predarea a ceea ce lipsește, cu termen
- Se verifică accesul la conturile bancare și la serviciile asociației
- Se convoacă adunarea generală pentru numirea unui administrator nou
Cine semnează până atunci
Reprezentarea asociației revine președintelui, iar comitetul executiv are atribuțiile lui de administrare curentă. Perioada dintre plecarea unui administrator și numirea altuia se acoperă din aceste atribuții — nu prin improvizație și nu prin decizii individuale.
Ce nu intră aici: lucrări și cheltuieli care depășesc administrarea curentă. Acelea rămân la adunarea generală, oricât de urgente ar părea.
Documentele care lipsesc
Când plecarea e conflictuală, documentele întârzie sau nu vin deloc. Asociația are nevoie, în ordine, de: hotărârea sau actul prin care s-a produs încetarea, cererea scrisă de predare cu termen, și consemnarea a ceea ce nu s-a predat.
Pe baza lor, ce lipsește se poate reconstitui din alte surse: extrasele de cont de la bancă, situațiile de la furnizori, copiile listelor de plată afișate, chitanțele proprietarilor. Nu e o muncă plăcută, dar se poate face, iar rezultatul ei e o evidență pe care asociația o controlează.
Numirea administratorului nou
Se face prin hotărârea adunării generale, la fel ca orice alegere de administrator. Faptul că postul e vacant nu schimbă procedura: se compară oferte, se convoacă adunarea cu ordinea de zi scrisă, se votează, se semnează contractul.
Singura diferență e că, aici, ofertele trebuie să spună explicit și cum se face recuperarea evidențelor, și în cât timp. E partea cea mai grea a preluării unei asociații rămase fără administrator, și e cinstit să apară în ofertă de la început.
Întrebări frecvente
Cine conduce asociația dacă nu există administrator?
Reprezentarea revine președintelui, iar administrarea curentă comitetului executiv, până la numirea unui administrator nou prin hotărârea adunării generale.
Se pot plăti facturile fără administrator?
Da. Plățile se fac din conturile asociației, pe baza documentelor justificative, cu semnăturile prevăzute pentru asociație. Continuitatea plăților e prioritatea primelor zile.
Ce facem dacă fostul administrator nu predă documentele?
Se cere predarea în scris, cu termen, și se consemnează refuzul. În paralel, evidențele se reconstituie din bancă, de la furnizori și din documentele existente la asociație.
Cât durează până putem avea un administrator nou?
Cât durează convocarea și ținerea adunării generale, plus semnarea contractului. În practică, câteva săptămâni, dacă ofertele sunt pregătite înainte de convocare.
Proprietarii mai datorează întreținere în perioada asta?
Da. Obligația de plată e față de asociație, nu față de administrator, și nu se suspendă pentru că postul e vacant.